Cómo autoarchivar correos electrónicos en Outlook

Microsoft Outlook es la solución de correo electrónico más popular entre empresas y empresas. Cuando se trata de consumidores, Outlook va a la zaga de Gmail. El correo de Outlook predeterminado viene con 15 GB de espacio para llenar. Con la cantidad de promociones bancarias o de marketing y otro material basura que recibimos, es bastante fácil perder de vista esos correos electrónicos importantes. Puede evitar la situación archivando los correos electrónicos menos necesarios y eliminando los correos promocionales y basura.

Si su bandeja de entrada de Outlook se siente lenta o funciona de manera extraña, entonces necesita archivar o eliminar los correos electrónicos irrelevantes. El archivado manual de correo electrónico puede ser un proceso lento y agotador.

Microsoft ofrece una función de bandeja de entrada enfocada, pero se limita a filtrar correos electrónicos relevantes para el usuario. Otra adición útil son las Reglas de Outlook. Es la versión de Outlook de IFTTT. Con las Reglas, se pueden crear múltiples automatizaciones para mover ciertos correos electrónicos para archivar o eliminar la sección de correos.

En esta publicación, lo guiaremos a través de la función de Reglas de Outlook y crearemos algunas reglas para archivar automáticamente los correos electrónicos de Outlook. La publicación también cubrirá otro truco adicional de Outlook para cancelar la suscripción de correos electrónicos irrelevantes desde un solo lugar. Empecemos.

Crear regla de archivo automático desde el correo electrónico

La función Reglas de Outlook solo está disponible para Outlook Mac, Windows y Web. No puede acceder a la función Reglas en el móvil. Para esta publicación, usaremos la web de Outlook, ya que funciona de la misma manera en todas las plataformas.

Paso 1: Abra la web de Outlook e inicie sesión con las credenciales de la cuenta de Microsoft.

Paso 2: Seleccione un correo electrónico irrelevante y ábralo.

Paso 3: Toca el menú de tres puntos y selecciona Crear regla.

Etapa 4: Cree una regla para mover los mensajes del remitente a la carpeta Archivo.

Después de eso, todos los correos electrónicos del remitente se moverán directamente a la bandeja de entrada archivada. Todavía puede acceder a ellos desde el menú Archivo en las carpetas.

Crear reglas de archivo automático desde la configuración de Outlook

El truco mencionado anteriormente mueve todos los correos electrónicos del remitente a elementos de archivo. ¿Qué pasa si alguien quiere archivar correos electrónicos con ciertos temas o palabras clave del cuerpo del mensaje?

Por ejemplo, estoy agotado por las ofertas de préstamos, las actualizaciones de Coronavirus o cualquier otra basura de marketing de mi banco. Sin embargo, el estado de cuenta mensual de mi cuenta bancaria y las facturas de tarjetas de crédito son algo a lo que me refiero regularmente. Si tiene una preferencia similar sobre temas o temas, siga los pasos a continuación para configurar algunas reglas.

Paso 1: Abra la web de Outlook y diríjase a Configuración.

Paso 2: Vea todas las configuraciones de Outlook y aparecerá el menú de configuración dedicado.

Paso 3: Seleccione la opción Reglas y seleccione Agregar nueva regla.

Etapa 4: Llamémoslo Reglas bancarias y agreguemos una condición.

Paso 5: Agregue palabras clave que ya no sean relevantes para usted, he agregado los términos del mensaje como Préstamo, EMI, etc.

Paso 6: Cree una regla para mover todos los correos electrónicos a la carpeta Archivo y presione guardar.

Ahora, cada vez que reciba correos electrónicos con palabras clave Préstamo, EMI o Importante, se moverán automáticamente a la carpeta Archivo.

Vamos a crear otra regla útil. ¿Debemos? Todas las empresas están enviando correos electrónicos relacionados con el coronavirus a los usuarios. Si bien aplaudo sus esfuerzos, a veces se vuelve agotador leer noticias sobre el virus mortal todos los días. Con la ayuda de las Reglas de Outlook, puede archivar automáticamente esos correos antes de que llamen su atención.

Paso 1: Abra la web de Outlook y vaya a Configuración > Correo > Reglas.

Paso 2: Démosle a la nueva regla el nombre ‘Coronavirus’ y agreguemos condiciones.

Paso 3: Agregue condiciones como si el cuerpo del mensaje incluye la palabra clave (como el virus Corona o COVID-19) y luego mueva esos correos electrónicos a la carpeta Archivo.

He creado docenas de reglas de Outlook. Es una función poderosa y las posibilidades son infinitas. Así es como lo uso. Cada vez que estoy en un viaje de vacaciones, creo una regla para mover todos los correos electrónicos entrantes a una carpeta ‘Durante el viaje’ para asegurarme de que nunca me interrumpan durante el tiempo en familia.

Algunas empresas incompletas siguen enviando correos electrónicos no deseados en mi bandeja de entrada de Outlook. No me dejan más remedio que crear una regla de eliminación automática para eliminar esos correos electrónicos.

Darse de baja de los remitentes de correo electrónico

La función de archivo automático es útil cuando desea mantener la bandeja de entrada limpia de correos electrónicos falsos. Pero si desea dejar de recibir correos electrónicos del remitente por completo, debe usar la función de cancelación de suscripción del correo electrónico.

Sin embargo, encontrar ese pequeño botón para darse de baja en cada correo puede llevar mucho tiempo y ser aburrido. Afortunadamente, con Outlook Web, puede ver todos los remitentes de correo electrónico con un botón para darse de baja en un solo lugar.

Paso 1: Abra la web de Outlook y diríjase a Configuración.

Paso 2: Vaya a Correo > Suscripciones.

Paso 3: Aquí, verá la lista de remitentes de correo electrónico con un gran botón para darse de baja.

Etapa 4: Cancele la suscripción a los innecesarios del menú, y también puede tocar el menú de tres puntos para bloquear al remitente.

Utilizo esta función una vez al trimestre para eliminar los correos electrónicos irrelevantes de la lista.

Mantenga limpia su bandeja de entrada de correo electrónico

Microsoft Outlook incluye una excelente función de Reglas. Puede usarlo para eliminar automáticamente, archivar automáticamente los correos entrantes, moverlos a diferentes carpetas durante un tiempo determinado e incluso cancelar la suscripción del remitente innecesario desde el menú único. Ha mejorado mi experiencia de correo electrónico por una milla. ¿Cómo planea usar las Reglas de Outlook? Sonido apagado en la sección de comentarios a continuación.