10 consejos y trucos para usar Google Drive

Si solo está tratando Google Drive como un volcado de archivos, es posible que esté infrautilizando enormemente su potencial. Su versión actual ofrece de todo, desde una suite ofimática completa hasta funciones de colaboración avanzadas y sincronización con diversas aplicaciones.

Los siguientes consejos y trucos para usar Google Drive lo ayudarán a lograr una mayor simplicidad y eficiencia en el trabajo diario.

1. Extraiga el texto de las imágenes

Google Drive le permite extraer texto de imágenes utilizando su función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Simplemente haga clic con el botón derecho en cualquier archivo de imagen PDF o JPEG / PNG y ábralo con Google Docs. La herramienta OCR convierte rápidamente la imagen en texto, lo que le permite copiar y pegar libremente.

Esta función es realmente útil si tiene un archivo PDF protegido contra escritura o las páginas escaneadas de un libro. Solo recuerde convertir imágenes claras de alta resolución que contengan un tipo de letra normal como Arial o Verdana.

2. Busca como un profesional

Google Drive tiene una función de búsqueda avanzada que lo lleva rápidamente al documento exacto. Ya sea una palabra clave que recuerde o un cierto rango de fechas, obtendrá resultados intuitivos. Con la herramienta OCR, también busca texto dentro de las imágenes y archivos PDF.

Con la reciente introducción de Aprendizaje automático en Google Drive, su búsqueda del documento correcto ahora es más rápida.

3. Chatear con amigos y editar documentos juntos

Google Drive es una forma excelente de chatear con tus amigos y colaborar a través de Hojas de cálculo, Documentos o Presentaciones de Google. Simplemente envíeles una invitación de Gmail y todo su grupo editará conjuntamente el documento en poco tiempo.

Hay muchas herramientas de colaboración populares como WebEx y GotoMeeting, pero en mi opinión, esta función de Google Drive las reemplaza por completo.

4. Envíe correos electrónicos directamente desde su cliente de correo electrónico favorito

Si tiene direcciones de correo electrónico importantes guardadas en documentos, hojas de cálculo o diapositivas de Google antiguos, simplemente haga doble clic para enviar un correo electrónico directamente. La mejor parte es que no te restringe a Gmail. También puede utilizar clientes de correo electrónico externos como Thunderbird y Outlook.

5. Realice un seguimiento de los cambios de versión

Un documento puede sufrir muchas ediciones de versión que no recordamos. Sin embargo, Google Drive realiza un seguimiento de los cambios de versión, que son 100 ediciones o 30 días, lo que sea más corto. Sin embargo, me sorprendió encontrar ediciones de versiones intactas para muchos de mis documentos que datan de 2013.

6. Cree una carpeta de Google Drive en una PC con Windows 10

Puede crear fácilmente una carpeta de Google Drive en una PC con Windows 10. Puede resultar muy útil por muchas razones. Por ejemplo, Google Drive te ayuda a sincronizar directamente tus fotos de Google con la aplicación Fotos de Microsoft mediante otra aplicación llamada «Google Takeout».

7. Trabajar con varias cuentas de Google Drive

¿Se siente limitado por el espacio de almacenamiento gratuito de 15 GB de Google Drive? Si tiene varias cuentas de Gmail, puede administrar cuentas de Google Drive adicionales en varias pestañas en la misma ventana del navegador. No existe tal información sobre el número exacto de cuentas permitidas, pero sí existe algún tipo de política de «uso justo» más allá de cuatro o cinco cuentas.

Incluso como mínimo, esto podría significar al menos 60 GB de espacio libre que lo ayudarán a moverse libremente por sus archivos.

8. Trabajar sin conexión

Desde «Configuración», puede habilitar una versión sin conexión de Google Drive para poder trabajar con Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones sin Internet. Antes de hacerlo, debe estar conectado a Internet y utilizar el navegador Chrome.

Más tarde, instale y encienda Extensión de Chrome sin conexión de Google Docs.

9. Conectar más aplicaciones

Puede conectar las aplicaciones de productividad de GSuite con Google Drive desde «Configuración». Ya sea que desee un fondo PDF lucrativo, Slack o FormRecycler, hay cientos de aplicaciones útiles para elegir.

10. Consejos varios combinados

Google Drive también le permite publicar documentos seleccionados directamente para que cualquier persona con ese enlace pueda verlos.

También hay atajos de teclado si desea examinar rápidamente varios documentos. Ejecuta casi todos los comandos. Solo tienes que recordar un comando,Cambio + # , para mostrar una lista completa de los atajos de teclado restantes.

En resumen

Hoy, Google Drive es más que una solución de almacenamiento de archivos. En términos de funciones de productividad y colaboración, está ahí con Gmail, LibreOffice y Microsoft Office.

¿Ha utilizado estas características y funciones adicionales de Google Drive antes? Háganos saber en los comentarios.