¿Necesita crear un correo masivo o un mensaje de correo electrónico masivo? En Microsoft Word, puede configurar una combinación de correspondencia que inserte sus destinatarios y sus detalles automáticamente.
Tiene dos formas de crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word. Puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia, que es excelente si nunca antes ha configurado uno, o la pestaña Correos, que puede llevar un poco más de tiempo pero permite opciones adicionales.
Utilice el Asistente para combinar correspondencia en Word
Como se mencionó, el Asistente para combinar correspondencia es una buena opción si no está familiarizado con el proceso porque la herramienta lo guía en cada paso. Es importante tener en cuenta que esta opción no está disponible en Word en Mac. Pero en MacOS puedes usar la pestaña Correos que se describe a continuación.
Paso 1: Abra Word y vaya a la Envíos pestaña.
Paso 2: Seleccione el Iniciar combinación de correspondencia menú y elegir Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
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Paso 3: Cuando aparezca el panel Combinar correspondencia, elija el tipo de documento en la parte superior. Probablemente elegirás Letras o Mensajes de correo electrónico pero verás que puedes crear sobres, etiquetas o un directorio.
Hacer clic Próximo en la parte inferior.
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Paso 4: Elija si desea utilizar el documento actual, una plantilla o un documento existente. Luego, siga las indicaciones de la opción que seleccione. Para nuestro ejemplo, usaremos el documento actual.
Hacer clic Próximo.
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Paso 5: Seleccione los destinatarios entre los siguientes:
- Usar una lista existente: Elegir Navegar debajo para localizar el archivo. Si ha utilizado una lista anterior, verá Seleccione una lista diferente y Editar lista de destinatarios.
- Seleccionar entre los contactos de Outlook: Elegir Elija la carpeta de contactos debajo para abrir el contacto.
- Escribe una nueva lista: Elegir Crear debajo para ingresar los destinatarios.
Hacer clic Próximo.
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Paso 6: Si aún no lo has hecho, escribe tu mensaje.
Utilice los bloques en la barra lateral para agregarlos a su carta o correo electrónico. Coloque el cursor donde desee un campo y luego selecciónelo.
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Paso 7: Al elegir cada campo, verá un mensaje emergente con opciones de formato.
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Paso 8: Una vez que agregue los campos, se mostrarán en su documento entre corchetes angulares.
Hacer clic Próximo.
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Paso 9: Ahora puedes obtener una vista previa de cada mensaje. Utilice las flechas en la parte superior de la barra lateral para moverse por cada uno. También puedes utilizar el Excluir este destinatario botón si es necesario.
Hacer clic Próximo.
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Paso 10: Esto completa el Asistente para combinar correspondencia. Dependiendo de si eligió Cartas o Mensajes de correo electrónico en el primer paso, tendrá opciones para imprimir o editar las cartas individuales o enviar los mensajes por correo electrónico.
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Utilice la pestaña Correos en Word
Otra forma de crear una combinación de correspondencia en Word es utilizar las herramientas de la pestaña Correspondencia. Con este método, seleccionará los destinatarios y agregará los campos a su carta o correo electrónico como con el Asistente. Pero tiene algunas opciones adicionales para configurar reglas, hacer coincidir campos y verificar errores.
Paso 1: Abra Word y agregue el contenido de su mensaje.
Paso 2: Ir al Envíos pestaña, abra la Iniciar combinación de correspondencia menú y seleccione Letras o Mensajes de correo electrónico. Tenga en cuenta que aquí también puede elegir sobres, etiquetas o un directorio.
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Paso 3: Abre el Seleccionar destinatarios menú y elija entre los siguientes:
- Escriba una nueva lista: Abre un Nueva lista de direcciones para introducir los destinatarios.
- Utilice una lista existente: Abre un Navegar ventana para localizar el archivo.
- Elija entre los contactos de Outlook: Abre un Contacto lista.
Después de seleccionar sus destinatarios, puede utilizar Editar lista de destinatarios para hacer cambios si es necesario.
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Paso 4: Luego insertará los campos que desea utilizar para obtener los detalles del destinatario. Puedes usar el estándar. Bloque de direcciones y Línea de saludo para seleccionar los formatos e insertar esos campos.
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Paso 5: También puedes utilizar el Insertar campo de combinación menú para agregar más detalles si lo desea. Esto le permite insertar información como país, región, teléfono residencial o teléfono del trabajo. Junto con los campos básicos, Word lee el archivo del destinatario que utiliza para mostrar campos adicionales para que usted elija.
Por ejemplo, si tiene un campo para «Producto» en su archivo que contiene el artículo que compró un cliente, entonces debería ver Producto como una opción disponible en el menú Insertar campo combinado.
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Paso 6: Si desea configurar Normaspuedes elegir ese botón a continuación. Esto le brinda una manera de manejar esas situaciones únicas al crear la combinación.
Por ejemplo, puede omitir un destinatario si falta un campo en su registro.
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Paso 7: Quizás su lista de destinatarios no coincida perfectamente con los campos de combinación de correspondencia. Puedes usar el Campos de coincidencia opción para arreglar eso. Verá una lista de campos con cuadros desplegables a la derecha para que pueda elegir lo que le gustaría usar.
Por ejemplo, si está insertando un apodo y un destinatario no tiene uno en su registro, puede optar por usar el nombre.
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Paso 8: Otra gran característica de la pestaña Correos es la capacidad de Comprobar errores. Seleccione ese botón y verá tres opciones.
Puede simular la combinación y recibir resultados en un documento nuevo, completar la combinación y pausarla cuando se encuentren errores, o completar la combinación sin pausar e informar errores en un documento nuevo.
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Paso 9: En cualquier momento, puede obtener una vista previa de los correos como con el Asistente. Seleccionar Vista previa de resultados y luego usar el flechas hacia la derecha para desplazarse por cada registro.
Es importante tener en cuenta que no puedes cambiar letras individuales en la Vista previa; sin embargo, puedes hacer esto en el siguiente paso eligiendo Editar documentos individuales.
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Paso 10: Cuando termines, abre el Finalizar y fusionar menú. Dependiendo del tipo de documento que utilice, verá opciones para editar los documentos individuales, imprimir los mensajes o enviar los correos electrónicos.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word para letras?
Debido a que puede usar una lista existente con ambas herramientas de combinación de correspondencia en Word, simplemente puede seleccionar el archivo de Excel. Cree su hoja de Excel con todos los detalles de los destinatarios y guárdela. Comience el proceso de combinación de correspondencia en Word, elija utilizar una lista existente para los destinatarios, luego busque y seleccione el archivo de Excel.
¿Cómo le doy formato a un campo de combinación de correspondencia?
Puede formatear los campos a medida que los agrega a su documento de combinación de correspondencia. Pero también puedes cambiar el formato después de agregarlos. Haga clic derecho en el campo que desea reformatear y elija Editar [Field name]. Luego verá una ventana emergente con las opciones de formato.
¿Cómo personalizo una combinación de correspondencia?
La intención de una combinación de correspondencia es personalizar las comunicaciones utilizando campos que son variables que obtienen los detalles del destinatario. Puede configurar campos para cosas como Puesto, Gerente, Años de empleo, Certificaciones, etc. Asegúrese de ingresar estos detalles en los registros de los destinatarios con esos nombres de campo y luego agregue los campos correspondientes al mensaje donde los desee.
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