Google Drive ofrece un fantástico conjunto de opciones de almacenamiento basadas en la nube y herramientas de productividad, pero lo que hace que el servicio sea aún mejor es la gran cantidad de funciones de colaboración incluidas.
Ya no tiene que trabajar solo en un documento cuando sus colegas pueden realizar ediciones y comentarios simultáneamente, sí, todo en tiempo real.
Sin embargo, las capacidades para compartir archivos de Google Drive pueden parecer abrumadoras al principio. ¡Así que tomemos una respiración profunda y profundicemos en algunas de las preguntas que pueden surgir al lidiar con toda esta genialidad!
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P. ¿Cómo puedo compartir un archivo?
UNA. Google Drive hace que sea muy fácil compartir archivos de forma privada. Simplemente haga clic derecho en un archivo y luego haga clic en Compartir para abrir la ventana emergente Compartir con otros.
En el campo Personas, ingrese las direcciones de correo electrónico de cualquier persona con la que desee compartir el archivo. Google Drive debería sugerir inmediatamente cualquier contacto existente a medida que avanza, lo que hace que todo el proceso sea muy sencillo.
Estás listo para comenzar a compartir ahora.
¡Oh espera! ¿Estás de acuerdo con los permisos?
P. ¿Cómo modifico los permisos?
UNA. Simplemente pregúntese qué quiere lograr exactamente al compartir el archivo y debería tener una idea clara de los permisos necesarios para cada colaborador.
De forma predeterminada, Google Drive otorga permisos de edición completos a todos. Sin embargo, puede cambiar esto instantáneamente haciendo clic en la flecha hacia abajo junto al campo Personas.
Seleccione Puede editar para otorgar derechos de edición completos, Puede comentar para restringir a los colaboradores a solo comentar o Puede ver para bloquear completamente el documento en el modo de solo lectura.
Nota:
P. ¿Puedo cambiar los permisos después de compartir?
UNA. Compartir un documento con otra persona no es definitivo. Google Drive te da el control total incluso después de que hayas otorgado el permiso completo. Haga clic en Avanzado en el cuadro emergente Compartir con otros para ver una lista de las personas con las que ha compartido el documento.
Los permisos para cada persona se pueden modificar a través del ícono de flecha hacia abajo dedicado ubicado convenientemente al lado de cada nombre. También puede eliminar por completo el acceso a una persona haciendo clic en x.
P. ¿Puedo compartir un archivo públicamente?
UNA. El uso compartido privado está bien, pero ¿qué sucede si desea que un archivo esté disponible para casi todos? Bueno, también puedes hacer eso.
Use la opción Obtener enlace para compartir para generar un enlace público; también puede optar por compartir directamente el enlace a través de Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter directamente desde Google Drive.
Si es necesario, puede cambiar los permisos para las personas que acceden al archivo a través del enlace.
Haga clic en Cambiar en Quién tiene acceso y use el menú desplegable junto a Acceso para seleccionar entre Editar, Comentar o Ver.
Puede cambiar aún más cómo funciona el enlace una vez que lo publique en algún lugar. Seleccione Activado: Público en la web para que cualquiera pueda encontrar y acceder al archivo, o Activado: Cualquiera con el enlace para restringir el acceso solo a las personas con el enlace.
Si desea deshabilitar el enlace, simplemente seleccione Desactivado – Personas específicas. Sus configuraciones de uso compartido privado deben permanecer intactas.
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P. ¿Puedo compartir una carpeta completa?
UNA. Por supuesto que puede. Simplemente haga clic derecho en la carpeta que desea compartir y haga clic en la opción Compartir. Todo funciona igual que con el intercambio de archivos individuales. Lo mismo ocurre con el uso compartido de enlaces públicos.
Nota:
P. ¿Qué pasa con compartir un Google Drive completo?
UNA. No, no puedes hacer eso. Es un problema común, especialmente cuando desea compartir un viaje completo con un empleador o compañero de trabajo. Desafortunadamente, Google no es tan complaciente.
Antes de seguir adelante y tomar medidas extremas, como compartir su correo electrónico y contraseña, ¡espere!
Hay una solución y eso implica crear una carpeta maestra, nada de miedo, solo otra carpeta. Haga clic derecho dentro de la unidad, seleccione Nueva carpeta para crear una carpeta y luego mueva todo dentro de esa carpeta.
Finalmente, solo comparte la carpeta como lo harías con cualquier otra carpeta y ¡listo! No es bonito, pero hace el trabajo.
Consejo profesional:
P. ¿Puedo compartir archivos con usuarios que no sean de Gmail?
UNA. Usted puede. Sin embargo, sus colaboradores deben tener una cuenta de Google antes de poder editar o comentar un documento; de lo contrario, estarían restringidos a solo ver cosas.
En caso de que no lo supiera, crear una cuenta de Google no requiere una cuenta de Gmail; casi cualquier dirección de correo electrónico funciona. ¡Eso debería hacer que convencer a las personas para que creen una cuenta de Google sea aún más fácil!
P. ¿Cómo evito las descargas de archivos?
UNA. Quiere compartir un archivo o una carpeta. También desea evitar que la gente lo descargue. A menos que la persona tenga permisos de edición, puede evitar que eso suceda.
En la configuración de uso compartido avanzado, hay una opción ingeniosa llamada Deshabilitar opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores. Esta opción evita que las personas descarguen, impriman o muevan archivos a Google Drive personales.
P. ¿Puedo transferir la propiedad de un archivo o una carpeta?
UNA. ¿Cansado de lidiar con un archivo? Simplemente transfiera la propiedad del archivo a otro colaborador y relájese. En la lista de personas que tienen acceso a un archivo, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Es propietario.
Nota:
Transferir la propiedad de la carpeta es un poco complicado. Todos los archivos dentro de la carpeta aún te pertenecen. Por lo tanto, es posible que deba transferir manualmente la propiedad de todo lo que se encuentra dentro de la carpeta en masa después.
P. ¿Existe algún límite de almacenamiento para compartir?
UNA. Como propietario de un archivo o carpeta, la cantidad de datos utilizados solo cuenta para su total, y no para la de sus colaboradores. Sin embargo, cuando alguien agrega un elemento nuevo a una carpeta compartida, el espacio de almacenamiento cuenta para el creador original del elemento y no para usted.
Además, tus colaboradores pueden, si tienen permisos de edición, optar por copiar los archivos a su disco. En ese caso, el almacenamiento cuenta para su cuota.
Si se está quedando sin espacio en su cuenta pero un colaborador tiene un mejor plan de almacenamiento, transferir la propiedad de los elementos es una opción, a menos que desee actualizar su unidad.
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P. ¿Qué más debo tener en cuenta?
Hay una serie de limitaciones que realmente no deberían importar para la mayoría de los usuarios. Por ejemplo, solo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento en un momento dado, aunque un número ilimitado puede ver el archivo.
Solo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento.
Además, solo puede agregar un máximo de 200 personas mediante el uso compartido de enlaces privados. Sin embargo, es posible superar esta limitación creando un grupo de Google.
Además, existen restricciones en el tamaño de varios tipos de archivos: un límite de 50 MB en documentos de texto, un límite de 200 MB en presentaciones, etc. Google Drive no sincronizará ningún cambio si usted o sus colaboradores superan estos límites.
Puede encontrar una lista completa de los tipos de archivos admitidos y los límites de tamaño de archivo aquí.
Compartir archivos de forma fácil
De hecho, Google Drive simplifica la gestión y el uso compartido de archivos. Solo asegúrese de mantener los permisos de archivo bajo control para evitar que las personas se vuelvan deshonestas y las cosas deberían estar bien. Además, verifique el almacenamiento cuando se trata de archivos de gran tamaño para evitar que las cosas se salgan de control.
Consejo genial: Usa esta herramienta
Si tiene más preguntas sobre el uso compartido de archivos con Google Drive, simplemente escriba una línea en la sección de comentarios a continuación.
Ver siguiente: Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Google Photos y Drive desde la computadora
