Si nunca quiere olvidar algo, la mejor manera de seguir adelante es anotarlo en su lista de tareas pendientes, configurar un recordatorio y continuar con su rutina diaria. Sigue eso y nunca olvidarás nada en tu vida. Lo único que debe recordar aquí es que tiene un sistema/aplicación confiable para registrar sus tareas y está disponible en todas las plataformas con las que está familiarizado y usa.
Dos aplicaciones que vamos a comparar hoy son Google Keep y Todoist. Ambas aplicaciones adoptan un enfoque diferente cuando se trata de crear y administrar listas de tareas pendientes.
Google Keep es una aplicación gratuita que está disponible en todas las plataformas y le permite trabajar con notas de texto, imagen y audio.
Todoist es una aplicación robusta que también está disponible en todas las plataformas, admite subproyectos, usa lenguaje natural, se integra con aplicaciones de terceros y usa objetivos para seguir el progreso.
1. Notas y listas de tareas
Una distinción crucial es que Keep es una aplicación para tomar notas que admite notas y listas de tareas pendientes. Todoist, por otro lado, es una aplicación solo para listas, pero puede agregar comentarios. En Google Keep, una nota puede ser una nota de texto/imagen/audio o una con casillas de verificación. No puede ser ambos al mismo tiempo, un poco limitante.
Todoist está diseñado explícitamente para funcionar como un administrador de tareas donde puede agregar tareas individuales y crear proyectos y subproyectos para manejar la carga de trabajo.
Tanto Keep como Todoist son inteligentes porque mueven los elementos marcados al final de la lista. Además, si crea una nueva tarea que ya está en la lista, Keep y Todoist le recordarán lo mismo.
Como se mencionó anteriormente, puede usar Keep para tomar notas en una variedad de formatos, como texto, imágenes y notas de audio. También puedes dibujar notas internas si lo tuyo es hacer garabatos. Además, Keep convertirá las notas de audio en texto sobre la marcha para que puedas editarlas como quieras. Del mismo modo, capturará texto de imágenes usando OCR, lo que puede ser útil para escanear tarjetas de presentación o letreros.
En resumen, Keep le permitirá tomar notas en una variedad de formatos que le brindan más opciones de entrada, Todoist le permitirá crear más niveles y profundizar y manejar proyectos complejos con múltiples capas.
2. Gestión y clasificación
Anotar las tareas que se supone que debe realizar es una cosa, pero administrar estas tareas y encontrarlas es otra. Tanto Keep como Todoist te permitirán agregar un recordatorio según la fecha y la hora o la ubicación. Los recordatorios basados en la ubicación son especialmente útiles cuando estás haciendo mandados.
Todoist es más flexible en la gestión de tareas, ya que te permite mover tareas entre listas y proyectos. Simplemente arrastre y suelte. En Keep, no puede mover tareas de una nota a otra, solo puede reordenarlas.
Todoist también te permitirá crear subtareas y reordenarlas fácilmente.
Tanto Keep como Todoist te permitirán marcar notas/tareas con etiquetas. Algunas personas también las llaman etiquetas. Pero no puede crear proyectos en Keep. En cambio, Keep usa señales visuales y le permite colorear las notas de código. Eso hace que las cosas sean interesantes. Puede elegir diferentes colores para diferentes proyectos, lo que facilita la distinción de las notas al instante.
Todoist te permitirá establecer prioridades para proyectos y tareas de un vistazo, qué tareas necesitan tu atención inmediata y cuáles puedes permitirte detener. Cada nivel de prioridad está marcado con una bandera de un color diferente.
Una vez que comienza a usar un servicio en particular para sus sesiones de descarga de cerebros, las cosas pueden salirse de control rápidamente con cientos de notas y tareas por ahí. Aquí es cuando te das cuenta de que necesitas una función sólida de búsqueda y clasificación. Keep le mostrará una lista de etiquetas o etiquetas a la izquierda que puede usar para ordenar y buscar texto. He estado usando Keep por un tiempo y puedo encontrar fácilmente lo que busco la mayor parte del tiempo.
Todoist es mucho mejor para desglosar tareas. Puede ordenarlos por prioridad, etiquetas y proyecto, lo que le brinda una perspectiva de lo que desea lograr en este momento. Todo es fácilmente accesible en la barra lateral.
También puede ordenar las tareas en función de si vencen hoy o en los próximos 7 días. De esta manera, puede concentrarse en la próxima semana en lugar de preocuparse por el próximo mes. Nuevamente, una excelente manera de priorizar su flujo de trabajo.
Todoist también te permitirá clasificar tareas y proyectos según el nombre y la persona responsable si estás trabajando en un entorno colaborativo.
Puedes asignar recordatorios a las notas, que pueden ser una nota o una lista, y Keep te lo recordará en el momento adecuado. Un vistazo rápido a la barra lateral le permitirá ver todas sus notas y recordatorios por separado.
Finalmente, hay puntos de Karma en Todoist que actúan como un motivador para completar tus tareas y obtener la satisfacción de marcar esa tarea en la lista. La idea es sencilla. Estableces un objetivo y creas una lista de tareas que eventualmente te ayudarán a lograrlo. A medida que trabaje hacia sus objetivos y marque más tareas, ganará más puntos.
Una diferencia crítica es que puede agregar archivos a tareas en Todoist, mientras que las notas en Keep solo admiten imágenes y enlaces.
Francamente, si necesita el incentivo para completar su trabajo, es posible que esté en la profesión equivocada. Pero bueno, solo soy yo. Lo ideal es que lo disfrutes tanto que lo hagas porque es divertido. Muy bien, suficiente con la filosofía.
3. Integraciones y Colaboración
Keep es un producto de Google, lo que significa que, y probablemente ya lo sabía, se integra con otras aplicaciones de Google como Documentos, Presentaciones, Formularios, Hojas de cálculo y Gmail también. Puede crear fácilmente una nota para cualquier documento u hoja, pero una nota de Keep solo se puede convertir en un documento. Eso realmente tiene sentido.
A diferencia de Keep, Todoist viene con una API sólida que funciona con muchas aplicaciones de terceros, incluidas todas las aplicaciones de Google y otras como Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa y más. Eso hace que Todoist sea ideal también como solución empresarial.
Colaborar en Keep es tan fácil como hacer clic en el botón Compartir y enviar una invitación por correo electrónico. Luego puede comenzar a agregar a la nota o lista de verificación. Bueno para cuando está de compras en un centro comercial y necesita armonizar los artículos que cada uno de ustedes ha agregado.
Todoist funciona de manera similar en la que puede invitar a cualquier persona a agregar o editar una lista de tareas en tiempo real. Para ello, envíe una invitación por correo electrónico. Debido a que Todoist está diseñado para empresas y empresas, también puedes invitar a colaboradores de otros proyectos si ya están usando Todoist. Como cuando necesitas ayuda del administrador para resolver un problema específico.
4. Precios y plataformas
Al ser un producto de Google, Keep es de uso gratuito sin límite de tamaño o número de notas. Tampoco contará para los 15 GB de almacenamiento gratuito de Google Drive. Todoist ofrece diferentes planes que comienzan con gratis donde no puede configurar recordatorios ni agregar etiquetas, premium a $ 29 para individuos y $ 29 por usuario para empresas. La mayoría de los usuarios necesitarán un plan premium debido a las limitaciones que han establecido.
Tanto Keep como Todoist están disponibles en todas las plataformas, como Windows y Mac, Android e iOS, y tienen extensiones/complementos para navegadores populares como Firefox y Chrome. Para que pueda recortar páginas web y sincronizar todos sus datos entre dispositivos.
Las notas son para siempre
La mayoría de los que tenemos el hábito de tomar notas tenemos cientos y miles de notas bajo el vientre. El verdadero problema ocurre cuando tienes que cambiar de base y usar una aplicación o servicio diferente. Es mejor comenzar bien, pensar a largo plazo y seleccionar una aplicación de notas/tareas que satisfaga sus necesidades desde el principio.
Si necesita una herramienta simple para tomar notas con un administrador de listas de tareas, Google Keep es muy versátil y poderoso. Todoist es más adecuado para usuarios avanzados con vidas laborales complicadas, múltiples proyectos o aquellos que necesitan una solución empresarial.
El siguiente: ¿Quiere saber cómo se compara Google Keep con Google Tasks? Echa un vistazo al siguiente enlace para saber en qué se diferencian.
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