Cómo crear una plantilla personalizada de Google Docs sin GSuite

Si usa Google Docs para la mayor parte de su trabajo, puede notar que usa el mismo diseño de documento una y otra vez. En lugar de copiar formatos y estilos de documentos antiguos, es mucho más fácil crear una plantilla para ese tipo de documento específico. De esa manera, cuando desee producir un nuevo documento de ese tipo, puede cargar la plantilla de Google Docs y tener el trabajo mundano ya hecho por usted.

En un momento, Google Docs solía tener una función en la que se podía crear una plantilla y enviarla a una galería de plantillas. Esto hizo que fuera muy fácil configurar una plantilla para usarla repetidamente para nuevos documentos. Sin embargo, desde entonces, Google ha eliminado las plantillas personalizadas de los documentos de Google habituales y las ha trasladado a su servicio GSuite, que requiere un pago regular para su uso. Los usuarios habituales pueden seguir utilizando las plantillas prefabricadas de Google, pero no pueden cargar las suyas propias. Para los usuarios que no quieren pagar solo para hacer una plantilla, veamos cómo crear manualmente una plantilla por su cuenta.

Configurar la plantilla

Para lograr esto, vamos a hacer un documento que actúa como nuestra plantilla. Si desea crear una plantilla desde cero, cree un documento en blanco haciendo clic en el botón «nuevo documento» en la página principal de Google Docs.

Si ya tiene un documento que usa el diseño que desea usar, no dude en usarlo en su lugar. Por supuesto, querrá eliminar todos los datos para poder usarlos en documentos futuros. Para evitar perder cualquier trabajo, puede hacer una copia de un documento abriéndolo, luego haciendo clic en «Archivo», seguido de «Hacer una copia …». Esto creará un archivo duplicado que puede editar libremente para su plantilla.

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Ahora crearemos este documento como plantilla. Para hacer esto, configure el documento de modo que se realice todo el formateo básico, pero no haya datos en los campos. De esa manera, cuando usemos la plantilla en el futuro, todo lo que tenemos que hacer es ingresar los datos según sea necesario. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, estamos creando una plantilla para un documento que necesita sus datos personales. Lo configuramos para que todos los campos estén presentes pero no tengan datos en ellos, para que podamos completarlos cada vez que usemos la plantilla.

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Si facilita las cosas, siéntase libre de dejar un texto de marcador de posición para recordarle qué va y dónde. Por ejemplo, si tiene una plantilla de carta, es posible que desee insertar texto como «» y «» para recordar qué debe ingresar en esas partes. También puede formatear el texto del marcador de posición para que se ajuste al estilo en el que le gustaría que estuvieran sus respuestas, por lo que sin gsuite no tiene que hacer los cambios manualmente cada vez.

Una vez que haya configurado su plantilla de la manera que desee, asigne al documento un nombre memorable. Ahora que está configurado, tiene una plantilla para usar en documentos futuros.

Encontrar la plantilla

Sin embargo, existe un gran problema: ¡este documento es prácticamente idéntico a todos los demás documentos de su Google Drive! Si está creando muchos documentos, es probable que su plantilla se pierda entre ellos. Puede resultar frustrante tener que buscar en Google Docs cada vez que desee utilizar su plantilla. Hagamos que sea un poco más fácil encontrar nuestra plantilla cuando la necesitemos.

Hacer una carpeta

Una forma de hacerlo es crear una carpeta llamada «Plantillas» y poner su documento en ella. Primero, navega a Google Drive. Luego, haga clic con el botón derecho en un espacio que no esté ocupado por un archivo o carpeta y haga clic en «Nueva carpeta».

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Llame a esta carpeta «Plantillas», luego haga clic en «Crear».

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Ahora mueva la plantilla a la carpeta. Esto se puede hacer haciendo clic y arrastrándolo a la carpeta o haciendo clic con el botón derecho en el archivo, seleccionando «Mover a …» y luego seleccionando la carpeta de la plantilla.

Debido a que las carpetas generalmente se ubican encima de los documentos, siempre tendremos un acceso claro a nuestras plantillas sin importar cuántos documentos se creen.

Protagonizada por la plantilla

Alternativamente, puede destacar el documento para localizarlo más fácilmente más adelante. Para destacar un documento, haga clic con el botón derecho en Google Drive y haga clic en «Agregar estrella».

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Cuando hace clic en la categoría «Destacados» a la izquierda de Google Drive, solo muestra los documentos que ha destacado. Esta es una excelente manera de obtener acceso rápido y fácil a archivos cruciales.

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Usando la plantilla

Ahora que tiene una plantilla configurada y en una ubicación fácil de encontrar, puede usarla para facilitar la creación de documentos. Para usarlo, simplemente haga clic con el botón derecho en el archivo en Google Drive y haga clic en «Hacer una copia». Si está en Google Docs, puede hacer una copia de un documento de la misma manera que lo hicimos anteriormente en este artículo.

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Dale a la copia un nombre memorable.

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Esto hará una copia nueva de la plantilla que puede completar como mejor le parezca. Ahora puede completar los campos que configuró anteriormente y al mismo tiempo mantener intacta la plantilla original para documentos futuros.

Plantillas complicadas

Con Google eliminando las plantillas creadas por el usuario de la base de Google Docs, los usuarios ahora tienen que crear y usar manualmente sus propias plantillas. Ahora sabe cómo hacer uno, cómo facilitar su búsqueda y cómo utilizarlo para facilitar la creación de documentos.

¿Son las plantillas importantes para su flujo de trabajo? Háganos saber a continuación.