La era digital en la que vivimos no surgió por casualidad. Esta vida cotidiana digital se ha creado bajo la presión de muchas obligaciones y requisitos nuevos, y la idea es solo una: simplificar y acelerar cada uno de los procesos para hacer las cosas más accesibles. Es por ello que gran parte de los servicios y obligaciones se pueden realizar online. Con eso, podrás tener la oportunidad de recibir todos los certificados y documentos de alta importancia generados electrónicamente, es decir, que se generen con firma electrónica.
La revolución de trabajar sin imprimir no sólo protege el medio ambiente sino que también hace que todo sea más fácil tanto para los clientes como para las empresas. Ya no hay necesidad de contactos excesivos, de crear multitudes de clientes o de tiempo de inactividad debido a fallas del sistema, mal funcionamiento de las impresoras, etc. Hoy en día, cada empresa puede integrar firmas electrónicas en su sistema de trabajo y emitir todos los documentos importantes electrónicamente. ¿Listo para integrar la firma electrónica en su negocio? ¿Necesita una guía práctica para principiantes? Estás en el lugar correcto, ¡comencemos!
Lo que necesitas saber sobre las firmas electrónicas
Antes de pasar a las cosas que necesita saber, repasemos primero los conceptos básicos. Las firmas electrónicas son una traducción digital de la firma, que se puede utilizar en documentos digitales para verificar que el documento sea oficial y aprobado. Tiene la misma importancia que imprimir el documento y firmarlo, lo que hace que todo el trámite sea legal. Por supuesto, las firmas electrónicas están legalmente reguladas y permitidas. Hay varios tipos de firmas a tener en cuenta:
Firmas electrónicas simples – este es un tipo básico de firma que generalmente puede ver como un nombre y apellido escritos, es decir, cargados como una imagen. Por supuesto, la imagen cuenta con ciertos elementos protectores que hacen que la propia firma sea verificada y válida.
Firmas electrónicas avanzadas – estas firmas se colocan exclusivamente mediante un procedimiento de seguridad previo. Cualquiera que firme antes de generar la firma debe pasar por el proceso de verificación y recibir una contraseña OTP única por SMS o correo electrónico que ingresa antes de generar la firma.
Firma digital – esta es una opción segura que utiliza un sistema de seguridad en segundo plano, a través del cual se genera un certificado digital para el firmante. Con la ayuda de este certificado de seguridad se verifica la identidad del firmante, pero también da validez, oficialidad y confirmación de que el documento está aprobado y es oficial, para que pueda ser utilizado.
Ventajas que toda empresa puede disfrutar de la firma electrónica
En el transcurso de sus actividades cotidianas, las empresas generan una gran cantidad de documentos que imprimen y cada funcionario firma si está de acuerdo con su contenido y el propósito de su emisión. Para agilizar el proceso y darle un flujo más fluido, es bueno incorporar firmas electrónicas que aportan los siguientes beneficios:
Ahorrar tiempo y acelerar procesos – Ya no necesita esperar a que usted o un colega imprima el documento, lo firme y luego lo envíe. Existen firmas electrónicas que se presentan en varias formas, una de las cuales es la API de firma electrónica. Ahorra tiempo y empieza a cumplir un poco más rápido tus obligaciones con los clientes y así aumentar la eficiencia y el trabajo realizado en un tiempo récord.
Aumentar la satisfacción del cliente – Si ahorras tiempo a los clientes, les sorprenderás y al mismo tiempo ganarás más confianza, más respeto. Obtendrá clientes leales que apreciarán su consideración por su tiempo y su compromiso para proteger su documento emitido electrónicamente con una firma electrónica.
Reducción de costes y mayor ahorro – Al detener el proceso de preparación e impresión, reducirá los costos de papel, los costos de tóner de la impresora, el mantenimiento de la impresora y el costo de la electricidad utilizada por las impresoras. Por otro lado, serás eficiente y podrás responder a cada documento solicitado por clientes y compañeros mediante una firma electrónica.
Mayor seguridad y menor riesgo de falsificación de documentos – Hoy en día es muy fácil copiar la firma de alguien que está colocada en un papel, y las firmas electrónicas no permiten tal cosa porque están certificadas. Automáticamente, al utilizar firmas electrónicas en documentos oficiales, aporta seguridad a su negocio y reduce el riesgo de falsificación de documentos, ya que las firmas electrónicas no lo permiten.
Puedes simplificar el proceso de trabajo global – Si tu negocio opera a nivel internacional, serás significativamente más rápido en la emisión y envío de documentos si incorporas firma electrónica. Ya no necesitas pasar por procesos complejos, ahora lo único que necesitas es crear digitalmente el documento, adjuntarlo al correo electrónico ya escrito y enviarlo.
Proceso de abastecimiento, implementación y prueba de proveedores
Antes de comenzar con este cambio, es muy importante encontrar un proveedor de firma electrónica que sea seguro para usted. Los proveedores deben tener una licencia para trabajar con firmas electrónicas, una cartera de clientes y empresas de éxito que los respalden y un sistema de aprobaciones y certificaciones suficientemente seguro. Si ha encontrado un proveedor de este tipo, todo lo que tiene que hacer es seguir lo siguiente:
Integración con el sistema API – El primer paso después de elegir su proveedor es hacer coincidir e integrar el sistema API de su proveedor. Es importante establecer una conexión segura, para completar el proceso a fondo entre la aplicación que estás utilizando y la plataforma de registro de documentos electrónicos. Si terminas esto de forma rápida y sencilla, sigue la siguiente etapa.
Preparación y prueba de firma electrónica. – El siguiente paso requiere que usted y el proveedor preparen la solicitud para que se pueda firmar cada documento importante. Es un proceso que debe realizar el profesional del lado del proveedor para preparar el terreno para la firma de documentos. Cuando se resuelva esta parte, habrá una fase de prueba que puede durar algún tiempo hasta que se determine que todo está en orden y los documentos se pueden firmar electrónicamente.
Seguimiento del proceso – Después de habilitar su aplicación para firmar documentos utilizando la firma electrónica del proveedor, sigue la fase de seguimiento del proceso. Esto determinará si todo está en orden, si se necesita alguna mejora o si su empresa aún está completamente preparada para firmar documentos con firma electrónica.
Esta es una gran oportunidad que puede traer progreso y trabajo rápido para muchas empresas, incluida la suya. Aproveche las oportunidades de la nueva era, aumente la seguridad, reduzca costos y comience a firmar electrónicamente con la ayuda de un proveedor de firma electrónica confiable. Lleva a tu empresa una revolución digital que le permitirá ser más accesible y más cercana a clientes satisfechos.
