Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs

Cuando se trata de elegir entre Google Docs, Zoho Docs (Writer) o MS Word Online, la principal preocupación que viene a la mente es la disponibilidad multiplataforma. Todo lo que necesita es una conexión a Internet decente y puede continuar su trabajo desde casi cualquier lugar. Y la función de colaboración es la guinda del pastel.

Sentirá una sensación adicional de seguridad si sabe que tiene una copia de seguridad a la que recurrir si, por alguna circunstancia imprevista, no puede acceder a los archivos principales. Una situación triste, pero como todos sabemos, nos pasa a los mejores.

Hoy en día, realizar una copia de seguridad en la nube de sus archivos sin conexión se considera casi una norma. Y no hace falta decir que lo contrario también es cierto. Después de todo, no querrá perder sus valiosos datos.

Afortunadamente, Zoho Docs le permite sincronizar sus archivos con servicios como Dropbox o le permite guardar su archivo de Writer en su cuenta de Google Drive.

Veamos cómo ponerlo en marcha.

Sincronización con Dropbox

Zoho Docs también le permite configurar su cuenta de Dropbox. El único inconveniente es que se trata de una sincronización bidireccional, lo que significa que todos los archivos de su cuenta de Dropbox se sincronizarán con Zoho y viceversa.

Para configurar su cuenta de Dropbox, siga los pasos a continuación.

Paso 1: Abra Zoho Docs y haga clic en el ícono de Dropbox en la esquina superior derecha. Haz clic en Configurar tu cuenta de Dropbox.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 1

Ahora, será redirigido a una nueva página de inicio de sesión. Todo lo que tiene que hacer es ingresar los detalles de su cuenta de Dropbox e iniciar sesión.

Paso 2: Una vez que se verifique la cuenta, verá su nombre de usuario de Dropbox. Haga clic en él y será redirigido a la página de configuración de sincronización.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 5

Se mostrarán las estructuras de carpetas de Dropbox y Zoho Docs, y todo lo que necesita hacer es seleccionar la carpeta correcta para su tarea. Una vez hecho esto, presione el botón Sincronizar carpetas y listo. La sincronización comenzará inmediatamente.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 6

Incluso puede seleccionar los tiempos de sincronización. Dependiendo de su prioridad, puede seleccionar Sincronizar continuamente. Pero, yo diría, vaya con la opción Sincronizar una vez, ya que se encarga de la mayoría de las cosas.

Sabías:

Cosas a tener en cuenta

Zoho Docs permite sincronizar solo una carpeta de Dropbox. Por ahora, mantuve mi carpeta de Dropbox vacía porque no quiero estos archivos en Zoho. Además, Zoho no permite la sincronización de subcarpetas y archivos dentro de esas carpetas.

En relación :  Kimi Raikkonen planea vender Ferrari personalizado por una cantidad enorme

Además, si elimina un archivo en cualquiera de los servicios, deberá eliminar los archivos en el otro manualmente. Esto se debe a que Zoho Docs no tiene sincronización de eliminación de archivos, como el momento de la escritura.

Sincronización con Google Drive

Zoho Docs no le permite sincronizar carpetas o documentos con Google Drive, técnicamente hablando. En su lugar, puede guardar un archivo directamente en Google Drive. También puede usar este proceso para guardar archivos en su carpeta de Dropbox.

Una vez que haya completado su trabajo en el documento (y todos los comentarios abordados), haga clic en Archivo > Guardar en otras unidades y seleccione Google Drive de la lista.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 8

Naturalmente, deberá iniciar sesión y proporcionar los permisos pertinentes. Una vez hecho esto, debería poder ver todas sus carpetas de Google Drive claramente mostradas dentro de la pequeña ventana.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 9

Ahora, puede seleccionar o crear una nueva carpeta para guardar su archivo. Simplemente presione el botón ‘Agregar a esta carpeta’ y su documento se cargará de inmediato.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 10

Lo bueno de este proceso es que puedes seleccionar el formato de tu archivo. Desde PDF a DOCX u ODT, puede elegir libremente entre una lista decente de opciones. También puede agregar más de una cuenta de Google Drive. Además, si eres alguien un poco paranoico con respecto a los problemas de privacidad y seguridad, incluso puedes eliminar la cuenta una vez que hayas terminado con tu trabajo.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 897

Para ambos, haga clic en Opciones > Eliminar en la ventana Guardar en otras unidades.

Desafortunadamente, la misma función no está habilitada para Zoho Presentation o Zoho Spreadsheet.

¿Qué pasa con la copia de seguridad sin conexión?

Aunque Zoho Docs no proporciona una forma nativa de hacer una copia de seguridad de los archivos en su PC, hay una pequeña solución. Usando eso puedes lograr resultados casi similares. Dije similar y no exacto.

Si eres un usuario habitual de Zoho Docs, ya debes saber que te permite descargar archivos a tu PC. Lo bueno es que Zoho Docs ofrece muchas opciones para que elijas. Entonces, ya sea que desee guardar el archivo como PDF o como archivo de texto sin formato, la elección es suya.

Para hacerlo, abra Archivo, haga clic en Descargar como y elija una de las opciones. También puede optar por proteger sus archivos con una contraseña en caso de que use una computadora compartida.

Cómo hacer una copia de seguridad y sincronizar Zoho Docs 11

Consejo profesional

¡Bienvenida Paz!

Con un toque moderno y herramientas de edición geniales, Zoho Docs es una herramienta apta para todas sus tareas de procesamiento de textos o necesidades de hojas de cálculo. Además, las características de colaboración ordenadas son la guinda en la parte superior. Y una vez que haya descubierto una forma adecuada de hacer una copia de seguridad de todos sus documentos importantes, diría que estará ordenado.

En relación :  Cómo usar el iPhone como control remoto de Apple TV

A continuación: Hablando de colaboración, ¿sabía que Zoho Writer le permite bloquear sus documentos durante la colaboración? Lea la siguiente publicación para conocer todos los consejos y trucos ocultos.