Cómo guardar fácilmente las respuestas de los formularios de Google en diferentes hojas

Google Forms es quizás uno de los servicios más populares para recopilar encuestas y es fácil ver por qué. Desde agregar lógica condicional hasta cargar archivos, Forms es una gran ayuda tanto para los encuestadores como para los maestros. Pero como el usuario avanzado debe saber, es una molestia clasificar y analizar cada respuesta en la hoja, especialmente si tiene una gran cantidad de respuestas.

¿No sería más fácil si pudiera guardar cada respuesta del Formulario de Google en diferentes hojas automáticamente según la respuesta?

Bueno, es casi 2020, y sería un fastidio si tuvieras que hacer toda la clasificación y el análisis manualmente. Gracias a las sencillas fórmulas y funciones de Hojas de cálculo de Google, es una tarea sencilla guardar todas las respuestas de Formularios en hojas individuales.

Todo lo que necesita hacer es averiguar cómo le gustaría que se separaran las respuestas. Una vez que haya descubierto las condiciones (condición única o condiciones múltiples), los siguientes pasos son muy sencillos.

Empecemos.

Método 1: Usar consulta

Este método utiliza la función de consulta de Google Sheets. Para aquellos que no lo saben, esta función utiliza consultas simples de tipo SQL para clasificar los datos de la tabla según sus preferencias.

Desde fórmulas matemáticas como Suma y Promedio hasta el uso de cláusulas como Contiene y Me gusta, puedes experimentar mucho. Y por supuesto, puedes seleccionar el rango de datos donde quieres que se cumplan estas condiciones.

Una vez hecho esto, puede poner las respuestas en diferentes hojas.

Entonces, si tenemos que encontrar el promedio de la columna A, la consulta se verá así,

=Query(A1:A12,"select avg(A)")

Las siguientes son algunas de las condiciones que deben cumplirse,

  • La consulta debe ir entre comillas.
  • De lo contrario, la consulta debe contener una referencia a los valores de celda.
  • Los valores de la columna deben ser booleanos, de cadena o numéricos.

Este método solo requiere una configuración inicial basada en los valores de su formulario. Una vez que esté satisfecho con los resultados iniciales de sus pruebas, puede compartir el formulario con el público.

Cómo usar la función de consulta de Sheets para guardar las respuestas de los formularios de Google

Paso 1: Abra Formularios de Google y cree su formulario. En nuestro caso, hemos creado un formulario con preguntas de opción múltiple (MCQ) ya que queremos separar los datos según el nombre de la ciudad.

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Una vez hecho esto, diríjase a la pestaña Respuestas y haga clic en el menú de tres puntos al lado del pequeño icono de Hojas de cálculo.

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Elija Seleccionar destino de respuesta en el menú y haga clic en Crear una nueva hoja de cálculo. Asigne a la hoja un nombre fácil de recordar.

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Una vez que se haya establecido el enlace a dicha hoja de cálculo, ábralo a través de Hojas de cálculo de Google. En este punto, notará que el nombre de la primera hoja ha cambiado a Respuestas de formulario 1.

Paso 2: Ahora, abra una segunda hoja y pegue la siguiente fórmula en la primera celda,

=query('Form Responses 1'!A:E,"Select * Where D='Mumbai'")

Como puede ver, el nombre de la hoja va primero, luego el rango de celdas y luego su consulta condicional. Habiendo cambiado la condición en la consulta, repita lo mismo para todas las demás pestañas.

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En nuestro caso, la tercera y cuarta hoja parecían,

=query('Form Responses 1'!A:E,"Select * Where D='Delhi'")
=query('Form Responses 1'!A:E,"Select * Where D='Kolkata'")

Paso 4: Ahora, todo lo que tiene que hacer es enviar un par de respuestas de prueba y ver cómo se desarrolla la magia.

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Consejo profesional:

Ajustando la consulta aún más

Lo bueno es que la hoja se encarga de nombrar los encabezados y no tienes que preocuparte por ellos.

También puede modificar la consulta aún más para adaptarla a las condiciones de su formulario. Por ejemplo, si desea hacer coincidir la respuesta de un encuestado con un valor de cadena, la cláusula ‘Dónde’ se reemplazará por la cláusula ‘Contiene’ o ‘Me gusta’. Y si está comparando valores de cadena, siempre es aconsejable convertir la cadena usando la función Superior.

=query('Form Responses 1'!A:E,"Select * Where E Contains 'good'") =query('Form Responses 1'!A:E,"Select * Where E like 'good'")

Además, las consultas de Google Sheet no son tan avanzadas como las declaraciones de SQL. Por un lado, no puede usar el parámetro ‘%’ para hacer coincidir las respuestas con el valor de cadena dado. Solo funciona para una coincidencia exacta. Por lo tanto, incluso si alguien ha respondido ‘bien’ en la respuesta, la consulta anterior no lo detectará.

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Del mismo modo, también puedes jugar con las fechas.

Nota:

Sheets solo entiende el formato de fecha ‘aaaa-mm-dd’, por lo que es posible que deba configurar el formato de la columna inicialmente para obtener mejores resultados.

=query(Form Responses 1'!A:D,"select C, B where B > date '"&TEXT(DATEVALUE("1/1/2000"),"yyyy-mm-dd")&"'",1)

También puede agregar más de una condición en sus hojas. Todo lo que tienes que recordar es separar las dos condiciones con ‘O’ o ‘Y’.

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Método 2: Filtrar

Otra función alternativa que puede usar es Filtro, para condiciones simples y se puede usar para obtener resultados específicos.

Por ejemplo, lo siguiente filtrará a través de la fila 1 a la fila 7 cuando el valor de la columna D1 a D2 tenga el nombre Mumbai.

=filter('Form Responses 1'!A1:E7,'Form Responses 1'!D1:D7="Mumbai") 
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Sin embargo, esta fórmula puede fallar si está buscando el envío automático de formularios donde el número de filas puede superar sus expectativas.

Trabajo inteligente

Entonces, así es como puede separar fácilmente las respuestas de Google Forms en diferentes hojas. Lo mejor es que los datos maestros siempre estarán en la primera hoja para que puedas consultarlos más adelante.

La única limitación es que no podrá copiar el contenido de una hoja a través de la función ‘Copiar a’ directamente. En este caso, Sheets copia la fórmula en lugar del contenido en la nueva hoja de cálculo, lo que a su vez hace que la nueva hoja de cálculo sea inútil.

La buena noticia es que aún puede copiar y pegar el contenido manualmente.

A continuación: ¿Debería deshacerse de Google Forms para Jot Forms? Lea el siguiente artículo para encontrar qué servicio está diseñado para usted.