Cómo enviar correos electrónicos basados ​​en respuestas en formularios de Google

Google Forms le permite recopilar respuestas y opiniones de sus encuestados de varias formas, ya sea mediante un cuestionario simple o un cuestionario largo. Aunque tiene varias funciones nativas útiles, Google Forms aún no le permite enviarse notificaciones por correo electrónico a usted mismo o al encuestado de forma nativa.



Cómo enviar correos electrónicos basados ​​en respuestas en formularios de Google

Este último viene a la imagen si quieres agradecer al usuario su respuesta y tiempo. Por otro lado, si su formulario está dirigido a una amplia audiencia y tiene varios departamentos involucrados, examinar todas las respuestas del formulario requiere mucho tiempo.

Afortunadamente, existen algunas soluciones mediante las cuales puede enviar correos electrónicos al propietario o a las personas. Ahora, hay dos formas de seguir adelante con esto.

Puede enviar un correo electrónico en función de cualquier respuesta en su formulario. O puede enviar uno en función de las respuestas que hayan elegido los usuarios. Y como se señaló anteriormente, ambos métodos necesitan la ayuda de un complemento externo. Dado que enviará un correo electrónico desde su cuenta, deberá proporcionar los permisos relevantes para el complemento o la función.

Ahora que lo tenemos resuelto, comencemos, ¿de acuerdo?

Cómo enviar un correo electrónico genérico mediante formularios de Google

Afortunadamente, enviar un correo electrónico genérico al usuario o al propietario no es ninguna ciencia. El complemento de notificaciones de formulario, con un nombre adecuado, le permite enviar correos electrónicos sencillos de agradecimiento a los usuarios.

Paso 1: Una vez que haya creado el formulario, haga clic en el menú de tres puntos a la derecha y seleccione Complementos de la lista. Esto lo llevará a Google Marketplace.



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Paso 2: Ahora, busque Notificaciones de formulario y haga clic en él para instalarlo.

A continuación, cree el formulario. Si desea enviar los correos electrónicos al encuestado directamente, marque la casilla de verificación Recopilar correos electrónicos en Configuración.



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O bien, puede establecer una pregunta de formulario solicitando el correo electrónico del usuario y marcarlo como Requerido como se muestra a continuación.



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Paso 3: Una vez hecho esto, haga clic en el pequeño icono de complemento y seleccione Notificaciones de formulario. Verá un mensaje en la esquina inferior derecha.



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Cambie el botón del correo electrónico de agradecimiento.



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Como se señaló anteriormente, puede optar por el campo Automáticamente o el campo Formulario. Seleccione el que mejor se adapte a sus necesidades. Al mismo tiempo, también puede agregar un Cco para el correo electrónico al completar el campo ‘Enviar una copia a’.

Etapa 4: A continuación, agregue el Asunto y el Cuerpo del correo electrónico, ¡y eso es todo! Guarde la configuración y haga clic en el icono Vista previa en la parte superior para ver si las configuraciones actuales funcionan para usted.



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Este es un complemento simple y su configuración es simple y directa. Y la etiqueta Published by Google Cloud también lo hace un poco confiable.

Aparte de lo anterior, también puede enviarse un correo electrónico a usted mismo (o al creador) cuando el formulario alcance un número fijo de respuestas.

Para hacerlo, cambie el botón de ‘Notificar en la respuesta del formulario’. El correo electrónico del creador se completará automáticamente en el campo del destinatario. No está codificado y también puede ingresar otras direcciones de correo electrónico.



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Una vez hecho esto, agregue el umbral de notificación y presione el botón Guardar. A partir de ahora, su formulario enviará un correo electrónico una vez que cruce el umbral de respuesta.

Cómo enviar respuestas basadas en respuestas

Dejémoslo ahí. Si desea enviar respuestas basadas en las respuestas en su formulario, no es tan fácil como el proceso anterior. Aquí, tendrá que jugar con el script de la aplicación de la hoja de cálculo conectada.

Afortunadamente, si tiene un formulario simple, debería ser fácil de hacer. En nuestro caso, tenemos un formulario simple en el que les preguntamos a los encuestados cuál es su lugar de vacaciones preferido.



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Y dependiendo de las respuestas que brinden en el formulario, se enviará un correo electrónico a una dirección de correo electrónico establecida. Naturalmente, el código se puede modificar según los requisitos de su formulario.

Paso 1: Una vez que haya creado su formulario, haga clic en la pestaña Respuestas y toque en el pequeño icono de hoja de cálculo a la derecha. Esto conectará su formulario a una hoja de cálculo.



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Paso 2: Dirígete a la hoja de cálculo y haz clic en Herramientas> Editor de secuencias de comandos.



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En el editor de secuencias de comandos, pegue las siguientes líneas de código,

function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 }
}

Aquí mi es el evento que se activará cuando se envíe el formulario, mientras que el e.namedValues object le traerá los datos del formulario en forma de una matriz.

Una vez que se capturan los datos, la instrucción For recorrerá la matriz para traerle los datos. Al final, los datos del formulario para esa respuesta en particular se asignarán al prefLocation variable.

Paso 3: Mientras tanto, haga clic en el pequeño icono de reloj en el panel izquierdo para acceder a los activadores y seleccione Agregar activadores.



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Aquí, seleccione De hoja de cálculo como Origen del evento y En formulario Enviar como Tipo de evento.



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Lo anterior garantizará que la función que hemos escrito anteriormente solo se active cuando se envíe el formulario. Y al enviarlo, solo extraerá datos de la hoja de cálculo conectada.

Etapa 4: Ahora, regrese al Editor de secuencias de comandos para modificar el código según sus requisitos.

En nuestro caso, queremos que se envíe un correo electrónico a una ID de correo electrónico en particular cuando un encuestado responda a Hills, y así sucesivamente.

Entonces, hemos agregado una condición simple If y Else-If al código,

 function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

 for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 if (prefLocation=="Hills"){
 subject="You have an email for Hills Location"; 
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 }else if (prefLocation=="Beaches"){
 subject="You have an email for Beaches Location";
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 } 
 else if(prefLocation=="Cities") {
 subject="You have an email for Cities Location";
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 }
}
}

Naturalmente, tendrá que dar permiso para la GmailApp.sendEmaiYo funciono para trabajar. Sin embargo, es un proceso de una sola vez.

Paso 5: Ahora que todo está en su lugar, guarde su código haciendo clic en el icono Guardar como se muestra a continuación.



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Ahora, ejecute el código. Desafortunadamente, en ausencia de un evento, no podrá ejecutar el código directamente desde el Editor de secuencias de comandos.

Para que su código se ejecute, envíe su formulario. Si todo está en el lugar correcto, lo más probable es que reciba un correo electrónico.

Una vez hecho esto, puede modificar el código según sus requisitos y agregar condiciones If-Else individuales. Al mismo tiempo, también puede redactar el cuerpo del correo electrónico según los datos.

Cómo comprobar si hay errores

Ejecutar un código sin errores a la primera es raro y, para ser honesto, hay muchas cosas que pueden salir mal. Para verificar si hay errores, diríjase a la pestaña Ejecuciones y verá todas las instancias en las que se ha llamado a la función.



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Haga clic para ver los errores. Aquí también puede ver cómo se ha llamado a la función. Una etiqueta Trigger se traduce en un envío de formulario, mientras que una etiqueta Editor significa que la función se ejecutó a través del Editor.

Al mismo tiempo, si desea verificar el valor de la función, simplemente agregue Logger.log (variable) para registrar los datos.



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Por ejemplo, habíamos invocado Logger.log (prefLocation) dentro de las condiciones individuales If-Else, y nuestro registro se veía como el de arriba.

Codificar o no codificar

El segundo método puede parecer un poco complicado. Pero una vez que aprenda cómo se llaman las funciones individuales, lo más probable es que sea un poco más fácil.

Pero al final del día, si no quiere ensuciarse las manos, puede consultar el complemento Formularios de notificaciones por correo electrónico. Este está diseñado para enviar correos electrónicos basados ​​en respuestas condicionales. Sin embargo, la función de formato condicional no es gratuita y cuesta aproximadamente 4 dólares al mes por una licencia de usuario único.

Por lo tanto, si necesita enviar respuestas para sus formularios de forma ocasional, puede pegar el código anterior en el editor de App Script.

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