Después de Gmail, Microsoft Outlook es el proveedor de correo electrónico más popular que existe. A las empresas les encanta Microsoft Outlook debido a su estrecha integración con el paquete Office 365. En cuanto a los consumidores, Microsoft ha realizado un trabajo encomiable con el almacenamiento, la disponibilidad multiplataforma y las funciones.
La aplicación Outlook está disponible en iOS, Android, Windows, macOS y Web. La empresa compró la popular aplicación Acompli y el calendario Sunrise para acelerar el desarrollo de la aplicación móvil. En resumen, hay razones adecuadas para usar Outlook sobre los rivales para uso personal. Pero con solo 15 GB de almacenamiento gratuito, es posible que se quede sin almacenamiento. Y con la creciente tendencia de correos electrónicos de marketing innecesarios y spam, es más difícil que nunca filtrar los correos electrónicos relevantes de la basura.
Microsoft ofrece la función de bandeja de entrada enfocada, pero se limita a filtrar correos electrónicos relevantes para el usuario. Otra adición útil son las Reglas de Outlook. Es la versión de Outlook de IFTTT. Con las Reglas, se pueden crear múltiples automatizaciones para mover ciertos correos electrónicos para archivar o eliminar la sección de correos.
Crear regla de eliminación automática desde el correo electrónico
En primer lugar, la función Reglas solo está disponible en la aplicación Outlook para Windows/Mac y Outlook Web. En esta publicación, mencionaré los pasos para la versión web de Outlook.
Paso 1: Abra la web de Outlook e inicie sesión con las credenciales de la cuenta de Microsoft.
Paso 2: Seleccione un correo electrónico irrelevante y ábralo.
Paso 3: Toca el menú de tres puntos y selecciona Crear regla.
Paso 4: Cree una regla para mover los mensajes del remitente a Elementos eliminados.
Después de eso, todos los correos electrónicos del remitente se moverán directamente a la bandeja de entrada eliminada. Todavía puede acceder a ellos desde el menú Elementos eliminados en las carpetas.
Crear reglas de eliminación automática desde la configuración de Outlook
El escenario anterior mueve todos los correos electrónicos del remitente a elementos eliminados, pero ¿qué pasa si alguien quiere eliminar correos electrónicos con ciertos temas o ciertas palabras clave del cuerpo del mensaje?
Por ejemplo, no quiero recibir ofertas de préstamos, actualizaciones de Coronavirus o cualquier otra basura de marketing de mi banco. Sin embargo, quiero recibir el estado de cuenta mensual y la factura de la tarjeta de crédito en mi correo. Entonces, ¿cómo configurar tales reglas? Siga los pasos a continuación.
Paso 1: Abra la web de Outlook y diríjase a Configuración.
Paso 2: Vea todas las configuraciones de Outlook y aparecerá el menú de configuración dedicado.
Paso 3: Seleccione la opción Reglas y seleccione Agregar nueva regla.
Paso 4: Llamémoslo Reglas bancarias y agreguemos una condición.
Paso 5: Agregue palabras clave que ya no sean relevantes para usted, he agregado los términos del mensaje como Préstamo, EMI, etc.
Paso 6: Cree una regla para mover todos los correos electrónicos a la carpeta de eliminación y presione guardar.
Ahora, cada vez que reciba los correos electrónicos con las palabras clave Préstamo, EMI o Importante, se moverán automáticamente a la carpeta de eliminación.
Vamos a crear otra regla útil. ¿Debemos? Todas las empresas están enviando correos electrónicos relacionados con el coronavirus a los usuarios. Si bien aplaudo sus esfuerzos, a veces se vuelve agotador leer noticias sobre el virus mortal todos los días. Con la ayuda de las Reglas de Outlook, puede eliminar automáticamente esos correos antes de que le lleguen.
Paso 1: Abra la web de Outlook y vaya a Configuración > Correo > Reglas.
Paso 2: Démosle a la nueva regla el nombre ‘Coronavirus’ y agreguemos condiciones.
Paso 3: Agregue condiciones como si el cuerpo del mensaje incluye la palabra clave ‘Coronavirus’, ‘COVID-19’ y luego mueva esos correos electrónicos a la carpeta de eliminación.
Las reglas de Outlook son una función poderosa y las posibilidades son infinitas. Así es como lo uso. Cada vez que estoy en un viaje de vacaciones, creo una regla para mover todos los correos electrónicos entrantes a una carpeta ‘Durante el viaje’ y nunca me interrumpen durante el tiempo en familia.
Darse de baja de remitentes de correo electrónico irrelevantes
La función de eliminación automática es útil cuando desea filtrar los correos electrónicos relevantes de los falsos. Pero, ¿qué sucede si desea dejar de recibir correos electrónicos del remitente por completo? Bueno, siempre puede usar la opción de darse de baja del correo electrónico.
Pero encontrar ese pequeño botón para darse de baja en cada correo puede llevar mucho tiempo y ser aburrido. Afortunadamente, con Outlook Web, puede ver todos los remitentes de correo electrónico con un botón para darse de baja en un solo lugar.
Paso 1: Abra la web de Outlook y diríjase a Configuración.
Paso 2: Vaya a Correo > Suscripciones.
Paso 3: Aquí, verá la lista de remitentes de correo electrónico con un gran botón para darse de baja.
Paso 4: Cancele la suscripción a los innecesarios del menú, y también puede tocar el menú de tres puntos para bloquear al remitente.
Utilizo esta función una vez al trimestre para eliminar los correos electrónicos irrelevantes de la lista.
Use Outlook como un profesional
Microsoft Outlook incluye una excelente función de Reglas. Puede usarlo para eliminar automáticamente, archivar automáticamente, correos entrantes, moverlos a diferentes carpetas durante un tiempo determinado e incluso cancelar la suscripción del remitente innecesario desde el menú único. La solución mencionada anteriormente ha funcionado de maravilla para nosotros. ¿Ha descubierto una solución diferente que no involucre ninguna aplicación de terceros?
A continuación: Outlook le permite crear una firma personalizada para una mejor personalización. Lea la publicación a continuación para aprender cómo configurarlo.
