Cómo crear y administrar reglas en Outlook 365 Webmail

La gestión de correos electrónicos es una tarea ardua. Desde responder correos electrónicos a tiempo y agregar recordatorios a correos electrónicos esenciales, hay muchas cosas que compiten por nuestra atención. Además, una horda de correos electrónicos no deseados que ensucian la bandeja de entrada se suma al dolor de cabeza. Al final, un buzón desorganizado dificulta encontrar correos electrónicos importantes.

Sí, la administración del correo electrónico es un negocio difícil, pero afortunadamente, se puede simplificar mediante reglas. Outlook 365 Webmail admite una variedad de reglas que le permiten reenviar correos electrónicos a una carpeta en particular. Puede eliminar directamente los correos electrónicos de un remitente específico. Suena genial, ¿verdad?

Antes de comenzar, repasemos rápidamente cómo funcionan las reglas de correo electrónico.

Cómo funcionan las reglas

Las reglas son la forma de lograr una bandeja de entrada limpia y organizada. Una regla típica consta de un disparador, una acción y una excepción. Una vez que se activa la regla, desencadena una acción como eliminar el correo electrónico, agregarlo a una carpeta o reenviarlo a otra cuenta.

Cuando se trata de reglas, Outlook 365 tiene muchas opciones, tanto acciones como condiciones. Puede hacer coincidir el asunto o seleccionar una dirección en particular o elegir manualmente el nombre de un remitente.

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Y lo mejor es que puedes agregar tantas condiciones como quieras. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar las condiciones adecuadas.

Lo mismo ocurre con las acciones: las opciones son abundantes. Entonces, todo lo que tiene que hacer es crear la regla, seleccionar la condición para procesar más reglas y luego ¡bingo!

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Ahora que hemos establecido cómo funcionan las reglas, veamos cómo crearlas.

Cómo crear reglas en Outlook 365

Paso 1: Abra Outlook y haga clic en el ícono de Configuración en la esquina superior derecha. A continuación, haga clic en Ver todas las configuraciones de Outlook en la parte inferior.

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Paso 2: Seleccione Correo electrónico en el panel izquierdo y luego elija Reglas. Ahora, toque la opción Agregar nuevas reglas y asigne un nombre a su nueva regla.

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Si está seleccionando las condiciones de Personas, deberá ingresar las direcciones correctas. En cuanto a los temas, deberá agregar las palabras clave exactas.

Paso 3: Una vez que se haya concentrado en la condición, es hora de agregar la acción. La acción constituye lo que le gustaría hacer con los correos electrónicos que cumplen las condiciones anteriores.

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En este momento, el correo web de Outlook 365 le permite reenviar, eliminar, anclar correos electrónicos, entre muchos otros.

Paso 4: ¿Quieres la regla de correo electrónico? no para disparar a veces? En caso afirmativo, haga clic en Agregar una excepción e ingrese la condición requerida.

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A continuación, haga clic en Guardar. Allí, ha creado una regla de correo electrónico.

Nota

¿Cuándo usar la regla Dejar de procesar más?

Debe haber notado la casilla de verificación Dejar de procesar más reglas al crear reglas. Esa opción se aplica si tiene varias reglas en su bandeja de entrada que podrían aplicarse a un solo mensaje.

Por ejemplo, supongamos que tiene una regla A que mueve todos los boletines de Guiding Tech a una carpeta llamada GT NL y otra regla B que reenvía todos los correos electrónicos con la palabra clave ‘Android’ a su cuenta de correo electrónico secundaria.

Correo electrónico 1975018 1280

En este escenario, no querrá que la regla B se ejecute después de que la regla A se haya ejecutado correctamente. Ahí es cuando aparece la opción Dejar de procesar más reglas. Después de que cumple una condición específica, detiene la ejecución de más reglas.

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Para eso, debe asegurarse de que la prioridad de las reglas esté establecida en consecuencia, lo cual veremos en el siguiente punto.

Editar y administrar reglas en Outlook 365

En Outlook 365, las reglas se ejecutan según el orden de la tabla. Afortunadamente, el pedido no es permanente y puede cambiar la prioridad.

Para hacerlo, haga clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo. Para editar una regla, haga clic en el icono Editar y realice los cambios. ¡No olvides guardarlos!

Consejos extra: Administrar correos electrónicos de manera inteligente

1. Barrido de correos electrónicos

El barrido es otra forma de tener una bandeja de entrada más limpia. Al igual que las Reglas, esta le permite eliminar automáticamente todos los correos electrónicos de un remitente en particular.

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No elimina simplemente los correos electrónicos. Puede optar por eliminar los correos electrónicos o mantener el último correo electrónico de la cadena.

Barrer un correo electrónico es muy fácil. Simplemente abra el correo que le molesta y toque el icono de barrido en la parte superior.

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A continuación, seleccione las opciones del menú desplegable. El segundo es el mejor ya que crea una regla automáticamente. Una vez hecho esto, presione Guardar.

Nota

2. Bloquear remitentes y dominios

Además de lo anterior, puede bloquear ciertos remitentes y dominios por completo. Simplemente diríjase a la sección de correo electrónico no deseado, haga clic en Agregar e ingrese las direcciones de correo electrónico o el nombre de dominio.

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Al mismo tiempo, también puede agregar remitentes y dominios seguros. Esta opción se asegura de que los correos electrónicos importantes (o los correos electrónicos de personas importantes) no terminen en la carpeta de basura.

Simplemente toque Agregar y agregue el nombre de dominio o las direcciones de correo electrónico.

¡Hola, bandeja de entrada más inteligente!

Bueno, así es como puede crear y administrar reglas, y mantener su bandeja de entrada limpia de todo el desorden sin sentido. Después de todo, no podemos darnos el lujo de perder los correos electrónicos importantes, ¿verdad?

Si está utilizando reglas interesantes que desea compartir, menciónelas en la sección de comentarios a continuación.

A continuación: ¿Quiere deshacerse de los boletines no deseados de su buzón? La siguiente publicación le mostrará cómo hacer precisamente eso.