Cómo cargar archivos en formularios de Google

Ya sea que se trate de una pequeña encuesta o una tarea escolar, Google Forms es el destino al que acudir cuando tiene que recopilar información de varias personas. Lo mejor de Forms es su interfaz simple y fácil de entender (¿no es así con todos los servicios de Google?). Básicamente, cualquier persona con una identificación de correo electrónico puede crear un formulario en minutos.

Hasta hace unos años, subir archivos a Google Forms requería muchas soluciones alternativas que involucraban scripts complicados y otros métodos. Afortunadamente, ahora tenemos la opción tan necesaria para cargar archivos, gracias a la última actualización de Formularios.

De ahí que en este artículo veamos cómo subir archivos a Google Forms y otros trucos y consultas relacionados con ello.

Empecemos.

Paso 1: Cree un formulario como de costumbre e ingrese los detalles necesarios como el nombre y la descripción.

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Lo bueno de la nueva opción de carga de archivos es que puede habilitarla desde el menú desplegable al igual que cualquiera de las otras opciones, como casillas de verificación, menús desplegables, etc.

Paso 2: Todo lo que tienes que hacer es seleccionar la opción del menú desplegable. Luego active el interruptor ‘Permitir solo tipos de archivos específicos’.

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En lo que respecta a los formatos y el tamaño de los archivos, Google te ofrece un montón de opciones para jugar.

Paso 3: Una vez hecho esto, seleccione el tamaño del archivo. Si no desea llenar su Google Drive con archivos grandes, también puede especificar el tamaño de archivo acumulativo. Haga clic en el ícono de Configuración en la parte superior, desplácese hacia abajo y seleccione un tamaño en la opción ‘Tamaño máximo de todos los archivos cargados’.

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Agregue los otros elementos a su formulario, y eso es todo. Los remitentes de formularios podrán ver una opción Agregar archivo.

¿No está seguro de cómo se ve el formulario? Haga clic en el icono de vista previa en forma de ojo en la esquina superior derecha.

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Los archivos cargados se almacenarán en su Google Drive. Afortunadamente, se crea un enlace compartido único para todos los documentos cargados. Estos enlaces demuestran ser bastante útiles para rastrearlos. Después de todo, no querría seguir cambiando el nombre de los archivos según el nombre del remitente, ¿verdad?

Para crear la hoja de cálculo, vaya a la pestaña Respuestas y toque el icono de hojas con forma de signo más.

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Dado que los usuarios también pueden cargar archivos desde su cuenta de Google Drive, la propiedad del archivo se transferirá al propietario del archivo.

Limitaciones de la carga de archivos

Aunque Forms le permite cargar varios archivos en un solo formulario, no está exento de limitaciones. Por un lado, no puede cargar una carpeta. Tendrías que subir los archivos uno por uno. Y por supuesto, los nombres de los archivos tienen que ser diferentes entre sí.

Nota: ¿Sabía que puede agregar saltos de página a sus formularios? Simplemente haga clic en el icono Agregar sección de la barra de herramientas flotante.

¿Por qué veo el mensaje «Carpetas de carga de archivos faltantes»?

De forma predeterminada, Forms crea una carpeta en Google Drive para almacenar todos los archivos cargados. Por lo tanto, si esta carpeta en particular se elimina por accidente y alguien intenta cargar un archivo, recibirá el mensaje Faltan carpetas de carga de archivos.

Para restablecer el formulario, todo lo que tiene que hacer es abrir el formulario y tocar Restaurar.

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Además, asegúrese de vincular una hoja de cálculo cuando esté creando un formulario. Esta hoja tendrá todas las respuestas de los encuestados junto con un enlace a los archivos cargados. Además, se actualiza en tiempo real junto con la marca de tiempo, lo que facilita ver y rastrear las respuestas.

Subir botón atenuado

Aunque fue un problema grave hasta el año pasado, ahora se ha abordado. Anteriormente, solo los usuarios de G Suite del mismo dominio podían cargar archivos o ver un botón Cargar archivo activo.

Sin embargo, si aún no lo ve, le recomiendo que intente actualizar la página o iniciar sesión una vez más.

¿Pueden las personas cargar archivos sin iniciar sesión?

Desafortunadamente, si su formulario tiene una opción de carga de archivos, los usuarios deberán iniciar sesión con su cuenta de Google, lo que significa que los que no sean de Google no podrán responder.

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Esto se debe a que Forms usa Google Drive para almacenar archivos. Afortunadamente, la misma regla no se aplica a otros tipos de opciones.

Y oye, antes de preparar el formulario para enviarlo, no olvides animarlo usando temas, colores e imágenes. Toque el icono de la Paleta y vea cómo se desarrolla la magia.

Encarpetar

Ya sea que se trate de crear un cuestionario simple o de recopilar respuestas para encuestas de marketing, Google Forms ofrece un sinfín de funciones. Y con la nueva opción de subir archivos, el alcance se amplía.

¿Cuáles son tus funciones favoritas de Formularios de Google? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.

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