Cómo bloquear Zoho Writer durante la colaboración y más trucos geniales

Si trabaja con frecuencia en procesadores de texto como Google Docs o Zoho Writer, entonces debe saber que crear un documento perfecto generalmente implica una gran cantidad de reescritura desde cero. Ya sea la adición de nuevas oraciones o la corrección de fallas anteriores. La situación es relativamente fácil si trabaja solo en un documento.

Sin embargo, si está colaborando con los miembros de su equipo, es importante que sepa cómo optimizar la experiencia. Después de todo, no querrá que sus colegas trabajen y vuelvan a trabajar en el mismo bloque sin cesar.

Afortunadamente, Zoho Docs (escritor) viene con una opción ingeniosa que le permite bloquear una parte determinada del documento mientras colabora con otros. Por lo tanto, en esta publicación de hoy, exploraremos cómo bloquear Zoho Writer durante la colaboración y otras funciones avanzadas.

Cómo bloquear el contenido seleccionado para la colaboración

Paso 1: Una vez que haya completado su parte del documento, haga clic en el botón Revisar en la parte superior.

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Paso 2: A continuación, seleccione el fragmento de texto que desea bloquear. Haga clic en el pequeño icono de candado en la parte superior y elija Bloquear contenido seleccionado, y eso es todo.

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Ahora, cada vez que alguien en su grupo compartido haga clic en ese bloque de texto, verá un pequeño icono de candado y un mensaje que dice: «El contenido ha sido bloqueado por…» para editarlo.

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Nota

Cómo permitir la edición para personas específicas

Sin embargo, todos sabemos que trabajar en el mismo documento con otras personas no es necesariamente un trabajo en blanco y negro. Hay momentos en los que desea que un bloque de texto sea editado solo por un determinado miembro de su equipo. En situaciones como esta, seguramente no querrías redactar otro correo electrónico detallando quién editaría qué sección y los gustos.

Ahí es cuando se utilizan las funciones avanzadas de Zoho Writer. Para habilitarlo, vaya al modo de revisión y haga clic en el icono de candado. A continuación, seleccione Opciones avanzadas.

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Ahora, agregue la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea otorgar el permiso exclusivo y presione el botón Bloquear. ¡Eso es todo!

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Sugerencia genial

Cómo enmascarar texto

Nuevamente, si usted es el propietario de un documento y desea redactar o enmascarar un determinado bloque de texto, Zoho Writer le permite hacer incluso eso. Resulta útil cuando tiene que agregar datos confidenciales y no desea que todos los miembros de su equipo los lean.

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Sin embargo, Máscara no funciona como la mayoría de las herramientas, lo que significa que no puede seleccionar un fragmento de texto y luego enmascararlo. En su lugar, debe hacer clic en el icono y luego ingresar los datos.

Paso 1: La herramienta para esta tarea es Máscara, indicada por el pequeño icono de ojo en la parte superior. Coloque el cursor donde desee agregar el texto y haga clic en él. Eso agregará un cuadro de texto indicado por líneas de puntos.

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Paso 2: Ahora, agregue el texto, y eso es todo.

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Si bien podrá ver el texto en color gris, otros colaboradores verán las líneas marcadas con asteriscos. Sí, como esas viejas películas del FBI.

Cómo pausar la colaboración en Zoho Writer

Afortunadamente, el proceso para pausar la colaboración es pan comido. Simplemente cambie al modo Revisar y haga clic en alternar para Pausar colaboración en la parte superior.

Pausa 2 de Zoho Qwriter

Cuando haya terminado, verá una advertencia en la parte superior de que ninguno de sus colaboradores podrá editar el documento. Por otro lado, los colaboradores verán que el documento está desprotegido por uno de los miembros de su equipo.

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Dueño
Pausa de Zoho Qwriter
Espectador

Entonces, la próxima vez que vea que el documento está desprotegido, sabrá qué hacer, en lugar de hacer clic en diferentes botones y herramientas.

Consejos y trucos adicionales de Zoho Writer

1. Cómo ver el historial del documento

Cuando colabora a menudo en un solo documento, es esencial que sepa quién realizó los cambios y cuándo. Afortunadamente para nosotros, Zoho Writer viene con una ingeniosa función Ver historial. Con él, no solo puede ver quién realizó los cambios, sino que también puede ver las últimas incorporaciones a una versión. Además, también puede comparar las diferentes versiones, en caso de que surja la necesidad.

Paso 1: Haga clic en el icono Ver historial en la parte superior (indicado por el temporizador de arena). Nuevamente, lo encontrará en el modo Revisar.

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Paso 2: Ahora, esto mostrará las diferentes versiones en el panel derecho. Haga clic en el botón Comparar versiones en la parte superior, para comparar las versiones.

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Para ver las últimas incorporaciones, haga clic en el botón Ver qué ha cambiado y seleccione el momento. Se resaltarán todas las adiciones de texto nuevas junto con los saltos de línea.

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2. Mantenga un registro de los cambios

Aunque Writer tiene algunas capacidades de seguimiento serias, a veces, se vuelve demasiado engorroso revisar cada uno de ellos. Si usted es alguien que necesita revisar los cambios de manera súper urgente, la mejor opción es habilitar la función Seguimiento de cambios.

Como ya habrás adivinado, destaca todos los cambios recientes. Y depende del propietario aceptar o rechazar estos cambios.

Para habilitar el control de cambios, cambie el botón en la parte superior. Los miembros del equipo verán el botón verde iluminado en la parte superior.

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Verá el nombre y el tiempo cuando se realicen cambios. Incluso el salto de línea más pequeño se rastrea en este modo. Como propietario, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en los aspectos destacados y aceptar/rechazar los cambios.

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Una vez hecho esto, el texto tomará el color de texto predeterminado.

3. Use las notificaciones de correo electrónico integradas

¿Desea anunciar algunos cambios nuevos con respecto a su documento compartido? No es necesario escribir un correo electrónico por separado. En cambio, Zoho Writer le permite notificarles a través de la opción de correo electrónico desde la herramienta.

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Haga clic en el ícono de la letra pequeña en la parte superior. Los nombres de los colaboradores se agregarán automáticamente. Todo lo que necesita hacer es agregar el asunto y el cuerpo y presionar el botón Enviar.

Colabora inteligentemente

Atrás quedaron los días en los que tenía que confiar en los reenvíos de correo electrónico para colaborar en un documento. Los servicios de procesamiento de textos como Google Docs y Zoho Writer eliminan la frustración a través de sus funciones de colaboración inteligente. Le ayudan a realizar un seguimiento de los cambios y le permiten optimizar su trabajo y ahorrar tiempo en el proceso.

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