Cómo administrar eficazmente los documentos escolares

En los días en que la tecnología no prevalecía tanto en la educación, administrar los registros escolares era un proceso tedioso. Siempre había una pila de papeles en el escritorio de todos y los profesores no podían editar ninguno de los documentos en papel.

Lo único lógico era crear nuevos documentos cuando era necesario cambiar algo en los existentes. Mucha gente se sintió mal porque utilizaron demasiado papel que no se podía reutilizar. Finalmente, cuando la tecnología encontró su camino y su razón de ser en la educación, los maestros se alegraron de aceptar los cambios e implementarlos en sus aulas.

Los profesores de lenguas extranjeras, en particular, saben cuántas hojas imprimir cada día, para que los estudiantes puedan practicar importantes ejercicios de gramática y vocabulario. Además de los documentos oficiales de la escuela, los maestros deben tener planificadores de lecciones, imprimibles, tarjetas y otras hojas de trabajo con fines prácticos. Aunque algunos documentos oficiales deben permanecer en papel tradicional, hay muchos otros documentos que se pueden digitalizar.

Digitalice sus documentos en papel

✅ Reducir costos
✅ Salva el medio ambiente
✅ Mantenga su escritorio ordenado

Si desea reducir los costos de impresión, proteger el medio ambiente y tener un escritorio ordenado, debe usar menos papel en el aula. Incluso si su escuela no tiene los dispositivos necesarios que sus estudiantes pueden usar en lugar de cuadernos, todavía hay una manera de digitalizar su salón de clases hasta cierto punto.

En primer lugar, si desea darles a sus alumnos materiales de clase que no pueden encontrar en los libros, no los imprima. En su lugar, envíeles una copia por correo electrónico. Pueden usar su teléfono para seguir su lección del folleto, o pueden escucharlo, tomar notas y revisar los folletos más tarde.

Lo mismo ocurre con la tarea. Si desea darles a sus estudiantes tareas adicionales que no están en sus carpetas, no las imprima. Solo necesita enviarles una copia. Pueden escribir las respuestas en sus cuadernos o guardar la tarea en su teléfono o tableta. Es tan fácil.

Si puede instalar correctamente un proyector en su salón de clases, puede usarlo para presentar una lección en PowerPoint. De esta manera, no tendrá que imprimir sus planes de lecciones y recursos didácticos. ¡Simplemente puede mostrárselos a sus estudiantes!

Gestione mejor los documentos electrónicos

✅ Ahorre espacio en TI
✅ Mantente organizado
✅ Encuentre documentos más rápido

Incluso si no tiene ningún impacto en el medio ambiente, no debe apilar sus documentos electrónicos. Tal vez tu escritorio esté limpio y ordenado, pero si sigues acumulando documentos electrónicos, tu computadora tendrá menos memoria y, como resultado, funcionará más lento.

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Para evitar que esto suceda, siempre puede recurrir a los servicios de almacenamiento en la nube y usarlos para almacenar documentos que ya no necesita pero que desea conservar. Google Drive y Dropbox brindan suficiente espacio de almacenamiento gratuito que puede usar para guardar su material educativo. Nunca se sabe cuándo lo volverá a necesitar.

Al igual que los archivadores de su escuela, puede organizar carpetas en su computadora y en la nube. La próxima vez que necesite un documento específico, no pasará horas buscándolo. Simplemente escriba el nombre en el cuadro de alcance de cualquier servicio de almacenamiento en la nube y estará listo.

Encuentre las herramientas adecuadas para la gestión de documentos

organización de documentos escolares

✅ Reutilizar documentos antiguos
✅ Editar archivos PDF
✅ Cree planes de lecciones más rápido

El aspecto más positivo de los documentos electrónicos es que se pueden reutilizar una y otra vez. Los documentos escolares como hojas de trabajo, exámenes y otras pruebas, cuestionarios, tarjetas didácticas se pueden usar muchas veces. No es necesario que pierda tiempo creando documentos de nuevo, solo puede realizar cambios en hojas de cálculo antiguas.

La administración de archivos electrónicos puede ser complicada, especialmente cuando descarga o guarda documentos como PDF, o tiene un documento de Word o PowerPoint que debe convertirse en PDF. Con las herramientas adecuadas, puede cambiar el formato de archivo en cualquier dirección. Para esto puedes usar Herramientas EasyPDF para convertir archivos de un formato a otro o para combinar varios PDF en uno. También hay otras herramientas PDF, pero esta proporciona excelentes resultados y es completamente gratuita.

Aparte de estas herramientas, también puede utilizar Quizalize para realizar cuestionarios para revisiones de cursos y Plan de estudios común para la planificación de lecciones que puede ayudar a los profesores a crear lecciones más rápidamente. Las nuevas herramientas siguen apareciendo casi todos los días, por lo que es clave encontrar las adecuadas para usar.

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Moyens Staff
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