Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Microsoft Word

¿Necesita crear un correo masivo o un mensaje de correo electrónico? En Microsoft Word, puede configurar una combinación de correspondencia que inserte automáticamente a sus destinatarios y sus datos.

Tienes dos formas de crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word. Puedes usar el Asistente para combinar correspondencia, que es genial si nunca has configurado uno antes, o la pestaña Correspondencia, que puede llevar un poco más de tiempo pero permite opciones adicionales.

Utilice el Asistente para combinar correspondencia en Word

Como se mencionó, el Asistente para combinar correspondencia es una buena opción si no está familiarizado con el proceso, ya que la herramienta lo guía paso a paso. Es importante tener en cuenta que esta opción no está disponible en Word para Mac. Pero en MacOS puede usar la pestaña Correspondencia que se describe a continuación.

Paso 1: Abra Word y vaya a la Envíos por correo pestaña.

Paso 2: Seleccione el Iniciar la combinación de correspondencia Menú y selección Asistente de combinación de correspondencia paso a paso.

Paso 3: Cuando aparezca el panel Combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento en la parte superior. Probablemente elija Letras o Mensajes de correo electrónico pero verás que puedes crear sobres, etiquetas o un directorio.

Hacer clic Próximo En la parte inferior.

Paso 4: Seleccione si desea utilizar el documento actual, una plantilla o un documento existente. A continuación, siga las indicaciones para la opción que seleccione. En nuestro ejemplo, utilizaremos el documento actual.

Hacer clic Próximo.

Paso 5: Seleccione los destinatarios entre los siguientes:

• Utilice una lista existente: Elegir Navegar A continuación, para localizar el archivo. Si ha utilizado una lista anterior, verá Seleccione una lista diferente y Editar lista de destinatarios.
• Seleccionar entre los contactos de Outlook: Elegir Seleccione la carpeta de contactos debajo para abrir el contacto.
• Escribe una nueva lista: Elegir Crear debajo para introducir los destinatarios.

Hacer clic Próximo.

Paso 6: Si aún no lo ha hecho, escriba su mensaje.

Utilice los bloques de la barra lateral para agregarlos a su carta o correo electrónico. Coloque el cursor donde desee un campo y luego selecciónelo.

Paso 7: A medida que elija cada campo, verá un mensaje emergente con opciones de formato.

Paso 8: Una vez que agregue los campos, se mostrarán en su documento entre corchetes angulares.

Hacer clic Próximo.

Paso 9: Ahora puedes obtener una vista previa de cada mensaje. Usa las flechas en la parte superior de la barra lateral para desplazarte por cada uno. También puedes usar el Excluir este destinatario botón si es necesario.

Hacer clic Próximo.

Paso 10: Con esto finaliza el Asistente para combinar correspondencia. Según si eligió Cartas o Mensajes de correo electrónico en el primer paso, tendrá opciones para imprimir o editar las cartas individuales o enviar los mensajes por correo electrónico.

Utilice la pestaña Correspondencia en Word

Otra forma de crear una combinación de correspondencia en Word es usar las herramientas de la pestaña Correspondencia. Con este método, seleccionará los destinatarios y agregará los campos a su carta o correo electrónico como con el Asistente. Pero tiene algunas opciones adicionales para configurar reglas, hacer coincidir campos y verificar errores.

Paso 1: Abra Word y agregue el contenido de su mensaje.

Paso 2: Ir a la Envíos por correo pestaña, abrir la Iniciar la combinación de correspondencia Menú y seleccione Letras o Mensajes de correo electrónicoTenga en cuenta que aquí también puede elegir sobres, etiquetas o un directorio.

Paso 3: Abrir el Seleccionar destinatarios Menú y elija entre lo siguiente:

• Escribe una nueva lista:Abre un Nueva lista de direcciones para introducir los destinatarios.
• Utilice una lista existente:Abre un Navegar ventana para localizar el archivo.
• Elija entre los contactos de Outlook:Abre un Contacto lista.

Después de seleccionar sus destinatarios, puede utilizar Editar lista de destinatarios Para realizar cambios si es necesario.

Paso 4: Luego, insertará los campos que desea utilizar para obtener los detalles del destinatario. Puede utilizar el campo estándar Bloque de direcciones y Línea de saludo Botones para seleccionar los formatos e insertar esos campos.

Paso 5: También puedes utilizar el Insertar campo de combinación Menú para agregar más detalles si lo desea. Esto le permite insertar información como país, región, teléfono de casa o teléfono del trabajo. Junto con los campos básicos, Word lee el archivo de destinatario que utiliza para mostrar campos adicionales para que usted elija.

Por ejemplo, si tiene un campo para “Producto” en su archivo que contiene el artículo que compró un cliente, entonces debería ver Producto como una opción disponible en el menú Insertar campo de combinación.

Paso 6: Si desea configurar Normaspuedes elegir ese botón a continuación. Esto te permite manejar esas situaciones únicas al crear la fusión.

Por ejemplo, puede omitir un destinatario si falta un campo en su registro.

Paso 7: Tal vez su lista de destinatarios no coincida perfectamente con los campos de combinación de correspondencia. Puede utilizar el Campos de partido Opción para solucionarlo. Verá una lista de campos con cuadros desplegables a la derecha para que elija lo que desea utilizar.

Por ejemplo, si está insertando un apodo y un destinatario no tiene uno en su registro, puede elegir usar el nombre.

Paso 8: Otra gran característica de la pestaña de Correo es la capacidad de Comprobar erroresSelecciona ese botón y verás tres opciones.

Puede simular la fusión y recibir los resultados en un nuevo documento, completar la fusión y hacer una pausa cuando se encuentren errores o completar la fusión sin hacer una pausa e informar los errores en un nuevo documento.

Paso 9: En cualquier momento, puede obtener una vista previa de los correos como con el Asistente. Seleccione Vista previa de resultados y luego usa el flechas hacia la derecha para desplazarse por cada registro.

Es importante tener en cuenta que no puedes cambiar letras individuales en la Vista previa; sin embargo, puedes hacerlo en el siguiente paso eligiendo Editar documentos individuales.

Paso 10: Cuando termines, abre el Finalizar y fusionar Menú. Según el tipo de documento que uses, verás opciones para editar los documentos individuales, imprimir los mensajes o enviar los correos electrónicos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word para cartas?

Dado que puede utilizar una lista existente con ambas herramientas de combinación de correspondencia en Word, puede simplemente seleccionar el archivo de Excel. Cree su hoja de Excel con todos los detalles de los destinatarios y guárdela. Comience el proceso de combinación de correspondencia en Word, elija utilizar una lista existente para los destinatarios y luego busque y seleccione el archivo de Excel.

¿Cómo formateo un campo de combinación de correspondencia?

Puede formatear los campos a medida que los agrega al documento de combinación de correspondencia, pero también puede cambiar el formato después de agregarlos. Haga clic con el botón derecho en el campo que desea reformatear y seleccione Editar [Field name]Luego verás una ventana emergente con las opciones de formato.

¿Cómo personalizo una combinación de correspondencia?

La intención de una combinación de correspondencia es personalizar las comunicaciones mediante los campos que son variables que extraen los detalles del destinatario. Puede configurar campos para cosas como Puesto, Gerente, Años de empleo, Certificaciones, etc. Asegúrese de ingresar estos detalles en los registros de los destinatarios con esos nombres de campo y luego agregue los campos correspondientes al mensaje donde los desee.

Apoya nuestro trabajo ❤️

Si te ha gustado este artículo, considera dejar una propina para ayudarnos a seguir publicando contenido de calidad.

5 € 10 € 15 € Otro

€

Dar propina con PayPal Pago seguro en PayPal